Por Dr. Alejandro Paredes Trapero, PhD, PMP, SPP
Profesor del curso de Dirección de equipos domésticos y virtuales en el Programa de Maestría en Administración de Proyectos de la Universidad para la Cooperación Internacional.
Setiembre, 2015
El recurso humano es crítico e importante para poder alcanzar los objetivos y éxito del proyecto. El tratamiento adecuado de las personas permite al gerente de proyectos alcanzar e incluso en algunos casos sobrepasar las expectativas de los interesados principales. Esto por supuesto no es fácil y requiere ciencia y arte.
Las personas no les gusta ser administradas sino lideradas. Eso significa que administramos procesos pero no personas ya que no son gusta por naturaleza recibir órdenes o instrucciones frías. Perfectamente administramos los procesos pero a las personas hay que liderarlas. Ahora, la definición más sencilla de liderazgo es influencia. Tener influencia sobre las personas requiere unos altos niveles de habilidad gerencial las cuales hay que desarrollar profesionalmente. Cuando se tiene influencia, esto permite solicitar tareas al equipo de trabajo y ellos a su vez darán el máximo esfuerzo, procurarán que sea un producto o servicio de alta calidad y dando lo mejor de ellos. La influencia requiere no solo dar órdenes o instrucciones sino más bien tener una relación interpersonal con las personas.
La amistad con el personal tampoco es fácil porque no se desea caer en un extremo en el cual el personal abuse de la confianza del gerente de proyectos y crea que puede bajar su rendimiento. Para entablar una buena relación debe existir confianza y esto se obtiene cuando un empleado muestra competencia en su trabajo y a la vez integridad en realizarlo.
La clave de un equipo de alto desempeño es poder asegurarse de contratarlo adecuadamente desde el inicio. Si durante esta primera fase se contrata personal con deficiencias o malas actitudes entonces el proyecto sufrirá en el cumplimiento de sus objetivos e indicadores. Para ello se recomienda que a la hora de realizar las entrevistas, personal de alto nivel sea quien las realice para asegurarse de una asertiva contratación. La segunda recomendación es que se provea un tiempo de dos meses de prueba en el cual el nuevo empleado pueda desarrollarse y el empleador y/o supervisor pueda determinar si efectivamente calza con los requerimientos y expectativas esperadas.
El proyecto por definición tiene altos niveles de estrés por lo que al final impacta en las relaciones interpersonales entre el personal. Mientras más incertidumbre, riesgos y complejo sea el proyecto mayor será el estrés producido en todo el equipo. Cuando el estrés aumento, por lo general las personas tienden a sacar lo peor de ellos. Esto significa que el mal carácter, impaciencia, el enojo, chisme, malas actitudes, etc comienzan a surgir y producir conflictos interpersonales. Existen técnicas y métodos para poder tratar cada conflicto interpersonal pero al final es una combinación entre ciencia y arte. Se menciona arte porque no es solo seguir un procedimiento o una lista de pasos para solventar este tipo de problemas. Hay que escuchar mucho, observar, ser pacientes, tener empatía y el discernimiento para identifica causas, problema central y sus efectos.
El personal de bajo desempeño o con malas actitudes puede perfectamente desgastar a la gerencia general si no se trata adecua y oportunamente. Debido a que es importante poder no desgastarse en estos tipos de conflictos es importante identificar tres grupos de empleados. Uno de alto desempeño, otro de desempeño normal y el último las personas conflictivas. La clave en todo este proceso es focalizarse en el primer grupo de alto desempeño ya que ese grupo será el que motivará, establecerá una cultura y clima de logros y trabajo duro. El segundo grupo de desempeño normal debe dársele el apoyo adecuado y el último procurar no desgastarse.
Cuando en un proyecto se logra sistematizar sus procesos esto permite crear una metodología singular de proyectos. Este proceso de sistematización cuesta pero al final tiene sus altos beneficios y dividendos. En el caso del talento humano no es tan fácil ya que hay que crear el clima y cultura y eso toma tiempo. También puede ser que el recurso humano esté bien y de repente por una circunstancia interna o exógena esto altere el personal y los conflictos interpersonales aumenten en escalada. Se recomienda mantener un nivel óptimo de confianza, ambiente de empoderamiento y trabajo en equipo además de recordar constantemente las reglas básicas para que todo el personal se mantenga alineado.
La gerencia moderna de proyectos requiere de mucho proceso administrativo pero también de mucho liderazgo. Ambas se complementan y son requeridas para una excelente gestión gerencial.
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