Los cambios en los proyectos

Por Ing. Xavier Salas Ceciliano, MAP, PMP

Profesor del curso de Introducción a la Administración de Proyectos en el Programa de Maestría en Administración de Proyectos de la Universidad para la Cooperación Internacional.

Setiembre, 2015

Es un hecho innegable que los proyectos van a enfrentar cambios, puesto que es usual al momento de la planeación partir de supuestos y con ciertos vacíos de información no disponibles, en tanto que, posteriormente, la ejecución se desarrolla en contextos reales, vivos y cambiantes que inciden en que lo asumido pueda convertirse en certezas o por el contrario requiera adaptaciones.

Por tanto se podría decir que existen al menos 4 razones por la que surgen cambios en un proyecto:

1. Como acción correctiva: para corregir errores visualizados en los procesos de control y seguimiento.
2. Como acción preventiva: para minimizar un riesgo que se empieza a volver materializable, o que conviene a toda costa mitigar.
3. Como ampliaciones o mejoras: porque el cliente o usuario ahora requiere «algunos puntitos adicionales», o bien, porque a partir de un entregable dado se visualiza una opción para incluir una nueva modalidad de un servicio.
4. Como mandato de un ente contralor o regulador: cuando una nueva normativa o lineamiento debe ser acatado independientemente del plazo de ejecución del proyecto.

En cualquiera de los cuatro casos, si bien no hay un límite a fijar, se debe establecer un balance y es precisamente en donde el control integrado de cambios y la eficiencia del mismo es vital, así como la aplicación de buenas prácticas desde el inicio del proyecto.

Uno tendería a pensar que si desde el inicio se realizó un adecuado Plan de Proyecto con todos sus planes subsidiarios, los cambios que se susciten deberían ser una cantidad «razonable», en el sentido de que, más allá de cuántos sean, su aplicación no conlleva a una desviación excesiva del alcance, tiempo o costo del mismo. Por el contrario, si los cambios se suscitan con tanta frecuencia y con tanto impacto que el nuevo alcance (o costo, o tiempo) del proyecto no se parece en nada a lo inicial y más bien conducen a una versión «nueva cara» de lo planeado, o bien, la información disponible al inicio del proyecto fue ínfima, o bien, fuimos absolutamente malos planeando… para esos casos,  es mejor cerrar el proyecto y planificar uno nuevo, con esa «nueva cara», que seguir dando tumbos caros por un mal inicio o diseño, aunque ya a un paso tan avanzado duele cerrar proyectos ¿o no?.

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