En Wikiquote, se narra este extracto del cuento Alicia en el País de las Maravillas de Lewis Carroll (https://goo.gl/UiXKnr):

“-Minino de Cheshire -empezó Alicia tímidamente, pues no estaba del todo segura de si le gustaría este tratamiento: pero el Gato no hizo más que ensanchar su sonrisa, por lo que Alicia decidió que sí le gustaba -. Minino de Cheshire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?

-Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar – dijo el Gato.

-No me importa mucho el sitio… -dijo Alicia.

-Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes – dijo el Gato.

– … siempre que llegue a alguna parte – añadió Alicia como explicación.

– ¡Oh, siempre llegarás a alguna parte – aseguró el Gato -, si caminas lo bastante!”

Aparte de que me gustan mucho los gatos, esta breve narración me agrada porque me ayuda a ilustrar el punto de partida de esta reflexión:  si no sabemos lo que queremos, nos dará igual cualquier cosa que nos den.  En el caso de la gestión de adquisiciones en proyectos, si no logramos expresar en forma clara y precisa cuáles son nuestros requerimientos para la adquisición de un cierto bien o servicio, los posibles proveedores no podrán satisfacer adecuadamente nuestra necesidad.

Adquisiciones

Cuando pensamos en los productos y servicios que necesitamos adquirir, nos podemos encontrar con productos muy estandarizados o con requerimientos únicos, inéditos e irrepetibles.

Si necesitamos productos estandarizados, muy posiblemente bastará con indicar su marca, modelo y presentación para poder identificarlos perfectamente.  Así, por ejemplo, podemos requerir “un teléfono inteligente Samsung Galaxy S5 en color azul” y, muy probablemente, un proveedor calificado sabrá exactamente qué es lo que necesitamos y nos podrá presentar una oferta sencilla con las retribuciones que él espera recibir a cambio de entregarnos el producto que le requerimos.

En el otro extremo de los productos estandarizados, podemos llegar hasta los que requerirán elaborados y detallados volúmenes de documentación para describir lo que estamos requiriendo.

Imaginemos lo que sería solicitarle a un constructor “la casa de nuestros sueños”.  Para darle a este requerimiento un contenido comprensible que nos permita borrar la mirada perpleja del rostro del constructor y obtener una oferta razonable para satisfacer nuestra necesidad, necesitaremos pasar por un proceso esmerado de definición, descripción y documentación que haga comunicable nuestro deseo.

Entonces, necesitaríamos un grupo de profesionales en arquitectura e ingeniería que sean capaces de interpretar nuestras necesidades específicas para darles forma comprensible.   Deberemos definir con claridad cuáles son los requerimientos que visualizamos en esa casa de nuestros sueños, a través de las respuestas a preguntas tales como:    ¿cuántas personas la habitarán?, ¿cuántas habitaciones tendrá?, ¿cómo queremos las áreas sociales y de servicios?, ¿queremos jardín?, ¿queremos tener espacio para cuántos automóviles?, ¿qué materiales queremos para las estructuras?, ¿qué materiales queremos para los acabados?, ¿qué limitaciones de presupuesto tenemos?, ¿qué colores queremos utilizar para las superficies pintadas?, ¿dónde estará ubicada?, ¿cómo es el clima en esa zona?, ¿qué tan seguro es el vecindario?, etc., etc., etc.  En fin, tendremos que responder a un conjunto de interrogantes que permitirán llegar a un diseño arquitectónico que conjugue en forma armoniosa todos nuestros requerimientos, junto con los diseños estructural, mecánico, eléctrico, etc. que lo complementen.  Todo esto deberá ser integrado en un conjunto de planos y especificaciones que puedan transmitir nuestras necesidades a un eventual constructor, en forma objetiva y comprensible, para que se pueda generar una oferta que sirva de base para una contratación formal para la adquisición de nuestro requerimiento.

La situación descrita resultará familiar para quienes hayan tenido la dicha de poder participar en el diseño y construcción de su propia casa.  Pero este es, en esencia, el proceso que, con mayor o menor detalle, nos lleva a desarrollar los “enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones” que nos menciona la Guía del PMBOK®.  Estos serán los documentos que nos permitirán transmitir el detalle de nuestros requerimientos a los posibles vendedores, con información suficiente para que puedan determinar si están en capacidad y conveniencia de suministrarnos lo requerido, y puedan elaborar una oferta razonablemente precisa que nos sirva de base para una eventual contratación de la adquisición correspondiente.

Tengamos siempre muy presente la idea de que las especificaciones de nuestros requerimientos para los potenciales proveedores deben ser definidas con adecuados niveles de precisión y claridad, pues esto será de vital importancia para lograr buenas contrataciones en los procesos de gestión de adquisiciones de los proyectos en los que nos involucremos.


GSPMPor Ing. Bolívar Solórzano Granados, MSCE, MSM, PMP

Profesor del curso Técnicas y Herramientas para la AP II (Gestionando las Adquisiciones de los Bienes y Servicios del Proyecto) en el Programa de Maestría en Administración de Proyectos de la Universidad para la Cooperación Internacional.