Administración de proyectos en UCI
ProcesoDescripción
Identificar necesidad u oportunidadIdentificar las necesidades, los requerimientos, las acciones exploratorias y la documentación preliminar que ayude a ubicar la oportunidad de gestión en un marco de acciones pertinentes, posibles y eficientes de gestión operativa u académica, alineadas con el ideario filosófico y estratégico de la UCI. El producto resultante del proceso es una propuesta de prefactibilidad que deberá ser autorizada por la administración.
Formular un proyecto (alcance, tiempo, costo y precio)La definición de la lógica de intervención que permita no sólo justificar la propuesta, sino también establecer el alcance de los resultados y productos entregables esperados, así como los indicadores de gestión y de impacto, las estimaciones de tiempo, costo y precio del proyecto son los principales componentes principales de este fase.
Revisar propuesta con contraparteAntes de iniciar las rondas de autorización y siempre que la modalidad de gestión así lo permita, se prevén acciones de revisión y ajuste conjunto de las propuestas con el objetivo de compatibilizar la solución recomendada con las necesidades o requerimientos del socio estratégico o de los potenciales patrocinadores.
Negociar la propuesta con patrocinador(es) – contrapartesEsta fase marca el inicio del proceso de autorización o puesta en concurso de la propuesta.
Formalizar contratoDel resultado positivo de las etapas anteriores, se procede a la elaboración, ratificación y puesta en marcha de las actividades del proyecto, soportado por un contrato entre las partes interesadas.
Iniciar el proyectoImplica todas las acciones necesarias para iniciar las actividades del proyecto, pudiendo implicar: autorizaciones administrativas varias, conformación inicial del equipo de proyecto, formalización de acuerdos – convenios con contrapartes, establecimiento de la gobernanza del proyecto, comunicaciones internas o externas, conformación de oficinas o espacios de gestión, etc.
Planificar el proyectoProgresiva elaboración del plan de gestión del proyecto, el mapa de ruta detallado sobre cómo el proyecto debe ser gestionado, así como establece las dimensiones y alcances de los productos entregables clave esperados.
Ejecutar el proyectoSe realiza el trabajo esencial definido, programado y costeado en las etapas anteriores.
Controlar y monitorear el proyectoTodas las acciones encauzadas a prever y asegurar que el proyecto se encuentra alineado con la hoja de ruta trazada, el plan de aceptación de entregables y el sistema de modificaciones.
Cerrar el proyectoAquellas acciones destinadas a concluir todas las actividades realizadas a través de los anteriores procesos para formalmente completar el proyecto, la fase o las obligaciones contractuales.
Realizar evaluaciones o sistematizacionesRequerimientos adicionales que algunas contrapartes solicitan en el marco de gestión de los proyectos. Dado su composición y dinámica pueden ser consideradas proyectos en sí mismas.
Archivar en repositorio PMORepositorio general de acceso institucional para efectos de memoria histórica y referencia técnica.