Ing. Luis D. Argüello Araya, MAP, PMP

Senior Delivery & Portfolio Manager, FISERV

Profesor Global School of Project Management

 

El único estado invariable en la vida de un proyecto es el rigor mortis

Pasamos mucho tiempo planificando nuestro proyecto, y de repente el mismo cambia. Pero no nos enojemos con él. Eso es lo que hacen los proyectos.  El cambio, como sabemos, es inevitable. No hay forma de prevenirlo. Y en realidad no quisiéramos hacerlo, si pudiéramos. Algunas veces el cambio, como el riesgo, puede ser positivo. Pueden existir grandes oportunidades dentro de esos cambios de rumbo del proyecto.

Sin embargo, sí quisiéramos anticipar de dónde puede venir el cambio. Siempre hay formas de planificar para el cambio, ¿pero qué hay de esos cambios que no son planificados e inesperados del todo?

El cambio puede cambiarlo todo.

Cuando algo cambia en nuestro proyecto, esto tiene un efecto dominó y puede impactar todos los aspectos del proyecto, el equipo y la organización. De modo que debemos enfocarnos en cómo el cambio va a influenciar uno o varios de los siguientes aspectos del proyecto:

  • El incremento incontrolado del alcance.
  • El presupuesto.
  • Los retrasos.
  • Los entregables.
  • El equipo del proyecto.
  • Los involucrados del proyecto.

Nuestro trabajo es asegurarnos de que el cambio tiene un impacto negativo mínimo en el proyecto, el equipo y los involucrados. Pero también podríamos tratar de convertir el cambio en algo positivo, de manera que busquemos tratar de sugerir algunas preguntas que nos podemos hacer a la hora de enfrentarnos al cambio:

  1. ¿Qué sucede si no hacemos el cambio?

Esta es la primera pregunta que nos debemos hacer. Debemos identificar la naturaleza del cambio, es decir, determinar si el mismo es mandatorio u opcional. Debemos incluso tratar de identificar si es algo que debe ser implementado de forma inmediata o no. Existen cambios a los cuales debemos responder, y existen cambios que podemos evitar. Debemos analizar el cambio y la forma en que impactará todas las aristas del proyecto, desde la necesidad de negocio hasta la calidad del producto, pasando por los involucrados o stakeholders y la organización como tal. Si el cambio es seguro y debe ser direccionado, debemos priorizarlo sobre otros que posiblemente también estemos analizando.

  1. ¿El cambio implica más dinero?

Antes que nada, debemos determinar cuánto afectará el costo la implementación del cambio, y si es necesario que solicitemos fondos adicionales para esos efectos. Ningún cambio (bueno o malo) es gratis. Siempre hay un costo inherente. Antes de que podamos hacer nada, debemos asegurarnos de tener los recursos económicos para proceder. Antes de solicitarlos, debemos hacer la tarea y revisar los números. Esto nos ayudará a presentar nuestro caso a nuestros patrocinadores de manera profesional, ¡lo que puede hacer la diferencia entre obtener los fondos o no obtenerlos!

  1. ¿Cuál es el impacto sobre la triple restricción?

Debemos conocer el impacto que el cambio tendrá sobre la triple restricción, conformada por alcance, tiempo y costo. El viejo concepto de la triple restricción, que no deja de pasar de moda en nuestra disciplina profesional, se ha casi convertido en un cliché en círculos de negocios, pero esto no hace que sea menos importante cuando estamos tratando de definir estrategias. Debemos enfocarnos en cada una de las áreas de conocimiento que lo conforman y determinar el impacto sobre cada una de ellas. En términos del alcance, podemos utilizar un WBS o estructura de subdivisión del trabajo. El impacto sobre el costo fue previamente analizado de una forma sistémica, pero ahora debemos hacerlo de manera más detallada y específica. En términos del cronograma, debemos determinar si hay impacto sobre nuestros deadlines o fechas límite. Entre más conozcamos el cambio, mejor lo podremos manejar.

  1. ¿Cuáles son las dependencias?

Cada fase, incluso cada tarea del proyecto, se encuentran conectadas entre ellas de alguna manera, de forma que debemos analizar cómo el cambio interferirá sobre dichas conexiones. Cada parte del proyecto está relacionada con otra, y lo que impacte a una de ellas podrá tener un efecto también sobre otra o sobre el proyecto completo. Por lo tanto, debemos encontrar la manera de identificar cuáles son todas las tareas que en realidad se verán impactadas de alguna forma por el cambio planteado. Esto nos puede ayudar incluso a identificar tareas que podrían ya no ser requeridas. Pero también debemos revisar las actividades fuera del proyecto insular y determinar si hay impacto a nivel de mercado, sistemas externos, regulaciones y normativas.

  1. ¿Cuáles son los riesgos?

Encuentre el riesgo inherente al cambio (todo cambio lo tiene) y la forma en que cualitativa y cuantitativamente tiene impacto en el proyecto. Puede que exista más de un riesgo y tal vez (si somos afortunados) ¡incluso también alguna oportunidad! ¿El cambio amenaza el proyecto de alguna manera? Debemos ser diligentes con todos los cambios y la forma en que impactan la gestión de riesgos, puesto que incluso un cambio pequeño puede generar un alto nivel de riesgo dentro del proyecto.

  1. ¿Hay algún impacto sobre los procesos/sistemas de Administración de Proyectos?

Sin importar cuál sea el cambio, grande o pequeño, el mismo tendrá un impacto sobre los sistemas de administración de proyectos, así que debemos identificarlo. Así que la respuesta corta a esta pregunta es sí. Debemos analizar cuáles son los procedimientos de gestión de la integración que se podrían afectar, ya sea a nivel de administración del riesgo, de las comunicaciones o de la calidad, y encontrar las formas de poder alinearlos de nuevo de conformidad con los objetivos, el presupuesto y el cronograma del proyecto. Parte de este proceder, por supuesto, es determinar el costo implícito en estas acciones.

  1. ¿Recordamos documentarlo todo?

La documentación podría ser la perdición de nuestra existencia, pero es importante tener cada paso del proyecto claramente definido y documentado, ¡y esto incluye también los cambios! También es importante que documentemos cada uno de nuestros hallazgos al realizarnos las preguntas anteriores sobre el cambio en cuestión. Ese reporte detallado debería ser aprobado por un comité de autorización de cambios u otros tomadores de decisiones, de forma que debemos asegurarnos de que este ente tenga todos los datos durante la gestión integrada del cambio.

Puedo asegurarle que si usted se realiza estas preguntas al enfrentarse al cambio en su proyecto, usted estará gestionando el cambio, y no a lo inverso.