Por Ing. Bolívar Solórzano Granados, MSCE, MSM, PMP

Profesor del curso Técnicas y Herramientas para la AP II (Gestionando las Adquisiciones de los Bienes y Servicios del Proyecto) en el Programa de Maestría en Administración de Proyectos de la Universidad para la Cooperación Internacional.

Junio, 2015

Imaginemos una situación que, para muchos, podría resultar muy familiar.  Vamos en nuestro automóvil por la calle, tenemos algún tiempo disponible, veasdfsdfmos un supermercado en una ubicación muy conveniente y, de repente, recordamos que teníamos que comprar “algo” (nótese que estamos ante un recuerdo apenas difuso de lo que constituye nuestra necesidad…).  Entonces, decidimos entrar al supermercado y aprovechar esos minutos disponibles para adquirir ese “algo”.

Ingresamos al establecimiento, armados con un cochecito en el que posiblemente cabe mucho más que el “algo” que teníamos que comprar  y, de inmediato, comenzamos a ser seducidos por el magistral trabajo de los expertos en “merchandising”.  Cada estantería está llena de productos estratégicamente colocados para lanzarnos mensajes sutiles (o no tan sutiles) que nos motiven a adquirirlos.

Cuando está próximo a terminarse aquel espacio de tiempo que teníamos disponible, nos encontramos cerca de los puntos de salida de este sistema de inducción al consumo con un cochecito bastante lleno y que, al descargar sus contenidos sobre la banda de la caja registradora, nos da la impresión de ser mucho más grande por dentro que por fuera.

Llegamos a nuestro hogar muy orgullosos por nuestra “gestión de las adquisiciones”, pues logramos hacer una compra de volumen considerable en un espacio de tiempo reducido.  Cuando nos percatamos con más claridad de lo que realmente era ese “algo” que creíamos recordar que necesitábamos, resulta ser que nada de lo que trajimos se lograba identificar, ni aún remotamente,  con ese “algo” y, por el contrario, lo mucho que trajimos se alejaba sustancialmente de tener alguna semejanza con ese “algo”.

Así las cosas, ocurrió que utilizamos recurso (tiempo, dinero, esfuerzo, etc.) en una gestión de adquisiciones que, en esencia, no resultó efectiva para satisfacer la verdadera necesidad que motivó su emprendimiento.

Si bien esta imagen caricaturiza una escena con la que posiblemente muchos nos identifiquemos, esta misma imagen podría reflejar parcialmente la realidad de lo que son las adquisiciones en algunos proyectos en los que se ha fallado en realizar una adecuada planificación de la gestión de las adquisiciones.

¿Por qué es importante planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto?

Ante todo, debería resultarnos evidente que la falta de planificación deja abiertas mayores oportunidades de tener sorpresas y resultados inesperados, según lo muestra la situación que narramos al principio.  Por el contrario, una buena planificación nos ayuda a trazar un camino para hacer las cosas con mayor posibilidad de éxito, pues incluye la anticipación de problemas y soluciones.  Si bien ningún plan es perfecto, cualquier plan es mejor que no tener ningún plan.

La buena gestión de las adquisiciones es un factor clave de éxito en los proyectos, y debe llevar un proceso de planificación adecuado a la situación particular del proyecto que nos ocupe.

Según los conceptos y las buenas prácticas que promueve el Project Management Institute,  planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.

Así, debemos determinar si se necesita apoyo externo y, si es así, se debe planificar qué adquirir, de qué manera adquirirlo, cuánta cantidad y de qué calidad o características es lo que debemos adquirir, y cuándo debemos hacerlo; además de cómo vamos a formalizar los acuerdos que alcancemos con los potenciales proveedores de nuestros requerimientos.

Este proceso de planificación identifica aquellas necesidades del proyecto que se pueden satisfacer mejor, o que deben satisfacerse, mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, frente a las necesidades del proyecto que pueden ser resueltas por el propio equipo del proyecto.

Cuando el proyecto obtiene productos, servicios y resultados necesarios para el desempeño del proyecto fuera de la organización ejecutora, los procesos desde Planificar la Gestión de las Adquisiciones hasta Cerrar las Adquisiciones se ejecutan para cada uno de los elementos que se van a adquirir.  Así, el Plan de gestión de las adquisiciones nos permitirá definir cómo serán gestionados los próximos tres procesos de las adquisiciones (Efectuar-Controlar-Cerrar).

Entonces, así como debería resultarnos evidente que la falta de planificación deja abiertas mayores oportunidades de tener sorpresas y resultados inesperados, debería resultarnos también evidente que una buena planificación de la gestión de adquisiciones nos va a permitir identificar los elementos cuya adquisición fuera del proyecto sea necesaria o conveniente, y nos ayudará a establecer un “mapa” para orientarnos durante la contratación, ejecución y aceptación de dichos elementos, así como para la gestión de los riesgos asociados, todo lo cual contribuirá al éxito integral del proyecto.