La buena gestión de proyectos dicta dentro de sus fundamentos que la comunicación es un bastión elemental. Típicamente, en los talleres y seminarios formales se trae a acotación el tema. Lo cierto es que efectivamente, la comunicación es una de las tantas habilidades blandas que todo ser humano debe poseer para el buen convivio con sus semejantes.

En el contexto de la administración de proyectos, comentamos que más de un noventa por ciento del tiempo lo debemos canalizar hacia la comunicación. De ser esto una realidad que se aplica, entonces cabe la gran interrogante de tantos proyectos que finalizan con presupuestos elevados, cronogramas desfasados, alcances poco certeros, baja calidad y gran desmotivación de parte de los involucrados, para citar algunos aspectos.

La real academia nos dicta que “la comunicación es la acción y efecto de comunicar. Es el trato o correspondencia entre dos o más personas”. Desde la concepción del anhelo de materializar un proyecto, la comunicación juega un papel fundamental. Es en las primeras reuniones donde conceptualizamos a grueso modo lo que pretendemos obtener. Pero, desde estas etapas tempranas, se requiere ir plasmando el tipo de comunicación que vamos a tener. No es tarea fácil.

Los mercados globales cada día más exigentes, nos ponen ante iniciativas complejas. Proyectos de gran dimensión y que requieren por parte del gerente de proyectos un plan de comunicación detallado. Es acá sin duda alguna, donde nuestros esfuerzos están dirigidos. Comprender quienes forman parte del proyecto, sus intereses, grados de influencia, poder, tolerancia y metas son de las aristas a permear. La correcta compilación de la información, el mecanismo de distribución, la frecuencia con que los involucrados deben hacer uso de la documentación, la regularidad de revisión de los datos, el almacenamiento seguro y veraz, son todos elementos que estrictamente se tienen que considerar en aras de llevar un proceso bien direccionado dentro del ciclo de vida del proyecto.

No obstante, los excelentes administradores de proyectos van más allá. Junto a su equipo, desarrollan y documentan los requerimientos necesarios para alcanzar los objetivos, el tipo de lenguaje o formato que mejor se adapte a las necesidades de todos. La selección de la tecnología y los métodos para brindar la información ya sea a través de reuniones diarias, semanales, mensuales, trimestrales; mediantes memos generales, correos electrónicos, prensa, llamadas telefónicas y los usos de medios más sofisticados, son de los elementos críticos que se definen de manera tal que conforme ejecutamos el proyecto, todas los participantes están evaluando el progreso realizado.

El tema es infinitamente amplio, sin duda alguna. La excelente formación del profesional a cargo debe extrapolar las típicas barreras que los proyectos presentan. Bajo este lineamiento, la comunicación debe ser precisa y concisa con roles y responsabilidades bien definidas, en donde impere la confianza, la motivación y el buen convivio entre las partes. Al final del camino deseamos una comunicación honesta con un enfoque amplio hacia la gente, donde cada uno de los participantes libremente externe sus preocupaciones, dudas, errores así como sus aciertos.

La buena comunicación en proyectos asegura que los involucrados dispongan en el momento apropiado la información requerida mediante los medios y formatos previamente discutidos por el equipo de proyecto. El reto está plasmado y es nuestra responsabilidad como excelentes administradores de proyectos el poner en marcha la estrategia, el obviar el proceso nos conduce a un túnel lleno de incertidumbre y poca posibilidad de lograr el éxito.

Por Ing. Osvaldo Martínez Gómez. MAP, MSc.
Facilitador del curso Tópicos Especiales en la AP I (Análisis para la definición del alcance y la gestión de los involucrados) en el Programa de Maestría en Administración de Proyectos de la Universidad para la Cooperación Internacional.