¿Qué es un cronograma?

En primer lugar, debemos comprender qué representa un cronograma. Se dice que un presupuesto es una expresión cuantitativa (en términos de recursos financieros) de un plan de trabajo.  Haciendo un símil con esta definición, es posible afirmar que un cronograma no es otra cosa que una expresión de un plan de trabajo en términos del calendario.

Tanto el tiempo como el financiamiento de un proyecto son recursos limitadísimos en el marco de un proyecto.  Por lo tanto, requerimos planificar, de forma detallada, su utilización. Una característica que vuelve aún más crítica la gestión del tiempo es que un día no laborado es un día que no es posible recuperar.

¿Cómo se crea un cronograma?

En primer lugar, deben identificarse las actividades que se requieren para obtener los resultados esperados del proyecto, para posteriormente vincular las diferentes actividades en una red, de acuerdo con relaciones lógicas, siempre con la premisa de optimizar el tiempo al tratar de llevar a cabo la mayor cantidad de actividades en paralelo y, finalmente, estimar las duraciones de cada una de las actividades.

Al crear esta red, que representa el cronograma, se generan diferentes rutas desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Cada una de esas secuencias representa una parte del trabajo requerido para finalizar el proyecto, pero si una sola de esas rutas no concluye, el proyecto se mantendrá en ejecución.

Ruta Crítica y Cadena Crítica

Probablemente, la técnica de planificación de cronograma más popular sea el método de la ruta crítica, que consiste en identificar cuál es la secuencia de actividades que representa el camino más largo para terminar el proyecto, y determinar la menor duración para esa secuencia de actividades. Si cualquiera de las actividades dentro de esta secuencia llega a retrasarse, la duración del proyecto se atrasará en la misma proporción.

La otra técnica de programación es la cadena crítica, menos conocida que la ruta crítica, pero con seguidores alrededor del mundo. Su principal premisa es que, al estimar las duraciones de las actividades con otras técnicas de programación (como la ruta crítica), el equipo tiende a agregar márgenes de seguridad para protegerse de las restricciones de los recursos y las incertidumbres asociadas al proyecto.  Además, estos márgenes de seguridad, muchas veces, son inflados por la dirección del proyecto por temor a comprometerse con un plazo demasiado riesgoso. Este supuesto es el que busca eliminar esta técnica de programación, y ahí radica su principal diferencia.  La cadena crítica propone que, al estimar las duraciones de las actividades, no se agreguen ¨buffers¨ de seguridad para prevenir retrasos en el proyecto.  Requiere un cambio de mentalidad en el equipo del proyecto al estimar las duraciones.  Propone crear colchones de tiempo, determinados estadísticamente, para cada una de las rutas del cronograma, protegiendo de esta forma la fecha de finalización prevista de cada una de las secuencias de actividades. Las otras prácticas para elaborar el cronograma se realizan del mismo modo que al elaborar un cronograma utilizando la ruta crítica (asignación de recursos, optimización de la red, nivelación de los recursos, etc).

¿Qué método utilizar?

Las herramientas de software no representan una limitación para la utilización de cualquiera de los dos métodos.  Sin embargo, los diferentes softwares de programación de proyectos tienen módulos más potentes para gestionar proyectos utilizando la ruta crítica, dada la popularidad de la técnica.

La decisión sobre la técnica a utilizar debe basarse en la posibilidad de poder generar la cultura organizacional alrededor del proyecto, en la que los miembros dejan de preocuparse por ¨blindar¨ sus paquetes de trabajo con ¨buffers¨ pensados para el peor escenario posible, de forma que puedan entregar a tiempo los productos ante cualquier catástrofe. En su lugar, deben comprometerse con estimaciones ¨lean¨ y confiar en la gestión de la reserva del tiempo, calculada a partir del nivel de riesgo y gestionada por el director del proyecto.

La cadena crítica representa una oportunidad para reducir los tiempos de ejecución de los proyectos, pero requiere un cambio de comportamiento en todos los miembros del equipo del proyecto.

La ruta crítica es un método efectivo, pero debe monitorearse que no se incurra en sobreestimación excesiva.

Bibliografía

Goldratt, E. M. (2007). Cadena crítica. Buenos Aires: Granica.

A Guide to the Project Management Body of Knowledge: (PMBOK® Guide). (2013). Newtown Square, PA: PMI.

Ing. William Ernest, MAP, PMP
Consultor de operaciones FOMIN/BID
Profesor Global School of Project Management