Muchas organizaciones hoy en día conscientes de la competencia que existe por una buena posición en el mercado, con frecuencia a nivel global, buscan diferentes programas y metodologías para instituir planes y programas de mejora continua.

Metodologías como Six Sigma y Lean, son muy respetadas y adoptadas por estas organizaciones. Analizando más detalladamente el éxito que los planes y programas de mejora continua tienen, a largo plazo muchos de estos son considerados como un fracaso dentro de las organizaciones.

Algunas de las razones son las siguientes:

  1. Los procesos de mejora continua se establecen en la mayoría de los casos como parte de un proyecto. El problema radica en que al finalizar un proyecto determinado y los miembros del equipo del proyecto que lo implementaron se han movido a otros proyectos y labores, no existe una persona responsable por darles seguimiento.
  1. Por derivarse en la mayoría de los casos como parte de un proyecto, los planes de mejora continua tienden a ser reactivos, en respuesta a un defecto que se encontró, a un problema de satisfacción de un cliente, etc. Nuevamente, en casos como estos, una vez solucionado el problema, el equipo de trabajo sigue con el siguiente problema a resolver y no se da el debido seguimiento, para asegurarse de que el problema no surja de nuevo.
  1. No existe una metodología consistente a la hora de documentar las lecciones aprendidas como parte del plan de mejora continua. Otros miembros de la organización que no son parte del equipo de trabajo de un proyecto determinado, no saben de la existencia de una base de datos que guarda tanto los planes como las lecciones aprendidas.
  1. Cuando los procesos de mejora continua no surgen dentro un proyecto, con frecuencia se centralizan en una sola unidad de negocios. Los otros departamentos o unidades de negocios dentro de la misma organización no comparten este tipo información entre sí.

Para contrarrestar la problemática antes mencionada, se propone lo siguiente:

  1. Establecer un equipo centralizado dentro de la organización encargado de administrar los programas de mejora continua. Este equipo sería parte de todos los planes de mejora continua, tanto de los que surgen como parte de un proyecto como los que surgen dentro de una unidad de negocios o departamento. Este equipo tendría a cargo las siguientes funciones pero no se limita solo a ellas:

a- La administración de la documentación.

b- El crear un proceso estandarizado para asegurarse que todos los planes cumplan una serie de pasos que serán marcados en una hoja de verificación.

c- Realizar auditorías periódicas para asegurar el debido seguimiento y apego a lo establecido dentro del plan de mejora continua.

  1. Que la alta gerencia sea parte y apoye las iniciativas de mejora dentro de la organización. Si la alta gerencia se involucra, la moral de los colaboradores se eleva, pues se sienten parte de algo valorado e importante. Para motivar a los miembros de la organización a participar identificando áreas de mejora, la alta gerencia puede establecer premios a las mejores iniciativas de mejora continua. Para dar aun mayor visibilidad, se puede utilizar una herramienta donde se puedan documentar las iniciativas que han sido nominadas para la premiación y establecer un sistema de votación para darle la oportunidad a todos los miembros de la organización a que envíen su votación. La alta gerencia puede premiar las tres iniciativas más sobresalientes y darle luz verde a los ganadores para que implementen estas iniciativas.
  1. Desarrollar y estimular una cultura de calidad dentro de la organización que le permita a todos sus miembros sentirse parte de la misma. Una manera de lograr esto es brindar la capacitación necesaria y desarrollar competencias dentro los colaborados que les permita desempeñarse de la mejor manera posible. Establecer programas de capacitación en áreas específicas y claves dentro de la organización, contribuye a la motivación de los miembros de la misma para aprender y desarrollar nuevas habilidades.

Los planes y programas de mejora continua juegan un papel muy importante dentro de toda organización. La calidad es una acción constante que no se detiene ni tiene fin. Siempre habrán áreas que mejorar, procesos que pueden cambiarse para hacerlos más eficientes y menos burocráticos, etc. Una estrategia adicional para el éxito de todo plan de mejora es el involucrar a los clientes o usuarios finales de un producto o servicio, estos siempre serán buenos aliados en la búsqueda interminable de la mejora continua.

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 Por Sophia Crawford, MAP, PMP, ITILv3

Docente del curso Áreas de Conocimiento para la AP I (Gestionando la Excelencia del Proyecto) en el programa de Maestría en Administración de Proyectos de la Universidad para la Cooperación Internacional.

29 de noviembre, 2016